Las micro, pequeña y medianas empresas son hoy por hoy el motor de las economÃas globales, y básicamente eso se ha debido a la gran cantidad de ellas que existen. Pero, esa fuerza, no necesariamente está relacionada a la capacidad de sus lÃderes.
Lo cierto es que cuando hablamos de Pymes, «esquemas» no es un concepto que nos llega automáticamente, de hecho a muchos, sobre todo a aquellos de nosotros que hemos trabajado o liderado una, nos llega a la mente todo lo contrario. Y es que en los negocios pequeños, la sistematización y los procesos no siempre son vistos como algo bueno y económicamente favorable.
Es por eso, que me interesa que veamos cómo aplicar estructura y ser disruptivos en nuestras pymes, evitando (navegando sobre el escepticismo).
Planifica con cuidado tus esquemas
El aspecto de la planificación de todo proceso es el más importante (en la vida en general inclusive), por lo que tener sumo cuidado en cómo vamos a planificar la implementación de una nueva estructura, sobre todo si está viene a sustituir a otra, nos puede ahorrar muchos dolores de cabeza, mientras que no hacerlo puede significar el fracaso de la iniciativa.
No debemos subestimar cuan predispuesto pudiera estar el personal con la dinámica que ya existe, (siempre hay una dinámica, aunque no esté escrita en papel), por eso, en la planificación debemos considerar intervalos de tiempo, dedicados a la concientización del personal y sobre todo, al marinado de los nuevos conceptos en sus mentes.
Se deben evitar cambios o dinámicas muy drásticas en las etapas iniciales, por el contrario, si es posible que estás luzcan bastante similares a lo que ya se hace, por lo menos en términos de forma.
Por último y como una nota: siempre tenemos que tener presente, que sustituir algo arraigado por lo general resulta más difÃcil que construir desde cero.
Comunica tus nuevos esquemas sabiamente
Otro aspecto importantÃsimo, es la manera en la que comunicamos estos cambios. Algo que he podido identificar en mi experiencia, es que, sin importar que tan bueno sea un plan en sà mismo, la forma en que lo presentamos, puede constituirse en nuestro peor enemigo al momento de poder ejecutarlo. Por eso, quiero compartirles algunas de las consideraciones que a base de malos ratos he aprendido:
Selecciona bien tus palabras
Con seleccionar bien nuestras palabras me refiero a considerar con prudencia cuáles son los términos que pudieran detonar alguna reacción negativa por parte del equipo o inclusive de los lÃderes que intentas convencer y hacer que se suban a bordo del barco.
Utiliza palabras y expresiones con las que todos se identifiquen y estén cómodos, de esa manera al comentar los cambios aún en las conversaciones de pasillo, la gente no sentirá que está hablando de algo nuevo y confuso, sino de algo familiar e interesante.
Evitar tecnicismos en comunicaciones escritas
Básicamente vamos a evitar explicar procesos complejos (o en lo absoluto), vÃa correo electrónico, llamadas esporádicas o comunicaciones escritas. Reserva esas explicaciones para las reuniones que has pautado. Hacer eso, te va a evitar que el personal al que le explicaste de manera particular o masiva vÃa escritos, escuché, lea y entienda lo que quiera, haciendo que sea eso lo que se reproduzca y no los conceptos como son.
Si identificas una duda que si repite más de de tres, a veces es probable que más gente la tenga, por lo que coordina y crea un espacio para atenderla.
Deja claras la implicaciones del nuevo esquema para cada rol
Lo que más asusta de los nuevos esquemas (cambios), no es él en sà mismo, sino las implicaciones que esté pudiera traer consigo y que son desconocidas para los involucrados. Por eso, es importante que no seas tÃmido al momento de dejarle saber a cada persona que pudiera verse afectada por estos cambios, como se verá ese efecto.
Mi método preferido para ello, es hacerlo lo más personal posible, a veces toca reunirse con un grupo (los contables por ejemplo), otras veces me ha tocado reunirse individualmente con alguien (gerente de operaciones por ejemplo), sea en grupo o persona a persona, la meta es la misma, que todos queden claros de cómo esta estructura les favorece o desfavorece.
Implementa con consciencia
Este un error que cometà sobre todo en mis inicios estructurando, ver la necesidad de cambio que tiene la organización muchas veces nos lleva a pensar que debemos actuar cuanto antes, lo cual es cierto, el problema está, en que confundimos actuar cuanto antes, con desesperación y eso evidentemente nos impide tener el nivel de meticulosidad necesario.
Por ejemplo, trata de realizar una planificación con la menor cantidad de proyectos mutuamente excluyentes posibles. De esta manera podrás empezar casi por cualquier punto, según conveniencia, de modo que los esfuerzos a realizar están intrÃnsecamente atados a cualquier objetivo puntual que se desee alcanzar, facilitando la capacidad de maniobra para que no luzcan impuestos y apresurados los cambios
Conclusión
Al final de dia, la meta es poder cambiar los esquemas internos existentes en tu micro, pequeña o mediana empresa, sin necesidad de causar un completo caos, ganando enemigos de izquierda a derecha y viendote en la necesidad de inclusive imponer ideas (por buenas que sean), que por su condición de imposición, están casi que destinadas al fracaso.
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